Zarządzanie kontaktami w przedsiębiorstwie

Zarządzanie kontaktami w przedsiębiorstwie

Zarządzanie kontaktami, zwłaszcza w średnich i dużych firmach, może stanowić nie lada wyzwanie. Dane o jednym kontakcie mogą się znajdować jednocześnie w wielu bazach danych, w niektórych z nich mogą być niekompletne, a co gorsza, mogą się między sobą różnić. Czy te problemy można rozwiązać? Jak efektywnie zarządzać kontaktami w przedsiębiorstwie?

Poprzedni artykuł
Następny artykuł
Foto: Shutterstock
Shutterstock

Zarządzanie kontaktami

Zarządzanie kontaktami to wszelkie akcje związane z wykorzystywaniem zgromadzonej bazy kontaktów. Może określać na przykład przemieszczanie danych pomiędzy aplikacjami, ich aktualizowanie, a przede wszystkim ich wykorzystywanie w celach marketingowych i sprzedażowych. Jakie wyzwania stoją przed zarządzaniem kontaktami?

Wyzwania zarządzania kontaktami

Większość problemów przy zarządzaniu kontaktami wynika z faktu, że wiele firm posiada kilka systemów wykorzystujących dane kontaktów. Brakuje jednego, który łączyłby je wszystkie. Z tego względu firmy tracą czas i pieniądze na ręczne przenoszenie danych pomiędzy systemami, weryfikację ich poprawności i korektę napotykanych niezgodności. Znacznie utrudnione jest również zgromadzenie pełnych danych o kontakcie, podczas gdy część informacji na jego temat znajduje się na przykład w CRMie, a część w sklepie internetowym. Dodatkowo, mogą występować różnice pomiędzy danymi z różnych systemów, a w związku z tym problemy z weryfikacją poprawnej wersji danego kontaktu. Co może rozwiązać te problemy?

Rozwiązanie - jedna baza kontaktów

Rozwiązaniem większości problemów z zarządzaniem kontaktami jest zaopatrzenie się w system, który umożliwi połączenie ze sobą pozostałych. Dzięki takiemu systemowi wszystkie dane zostaną ujednolicone i zgromadzone w jednym miejscu, a ich aktualizacja pomiędzy systemami nie będzie stwarzać żadnych problemów. Czym powinna się charakteryzować aplikacja do zarządzania kontaktami?

Bezpieczeństwo synchronizacji danych

W związku z licznymi przepisami prawnymi związanymi z ochroną danych osobowych, aplikacje umożliwiające zarządzanie kontaktami muszą być szczególnie dobrze zabezpieczone. Dlatego też komunikacja z nimi musi być szyfrowana. Konieczne jest także zastosowanie polityki prywatności i polityki haseł dostosowanych do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Z tego względu istotna jest możliwość ich personalizacji.

Dodatkowo, nie każdy użytkownik aplikacji do zarządzania kontaktami powinien posiadać dostęp do całej bazy danych. Ta kwestia może zostać rozwiązana za pomocą uprawnień. Poszczególnym użytkownikom może zostać przyznany dostęp jedynie do wybranych zasobów danych i funkcjonalności.

Segregacja kontaktów - tagowanie

Aby efektywne zarządzanie kontaktami było możliwe, poszczególnym z nich muszą zostać przypisane kategorie. O co chodzi? Najprawdopodobniej dane dostawców i innych partnerów biznesowych będziesz wykorzystał w inny sposób niż dane klientów swojego sklepu internetowego. Aby aplikacja do zarządzania kontaktami była w stanie je rozróżnić, muszą zostać opisane w sposób uniwersalny i łatwy do rozpoznania - na przykład poprzez tagowanie. Tagowanie pozawala na przyznanie poszczególnym kontaktom etykiet, czyli tak zwanych tagów, na przykład takich jak “dostawca”, “klient” czy “producent” - w zależności od tego, czyje kontakty przechowujesz w swoich bazach. Dzięki tagowaniu poszczególne dane będą się synchronizowały tylko z systemami, w których są pożądane. Oszczędza to wielu problemów przy zarządzaniu kontaktami - dane dostawców nie znajdą się przypadkiem w CRMie, a dane klientów w kontaktach Google wykorzystywanych do komunikacji z dostawcami.

Wersjonowanie i deduplikacja danych

Napisz do nas!

@
Załącz brief
W trakcie zarządzania kontaktami należy być ostrożnym - można przypadkiem nadpisać prawidłową wersję kontaktu niewłaściwą. Z tego powodu istotne jest, aby aplikacja do zarządzania kontaktami posiadała mechanizm wersjonowania. Dzięki wersjonowaniu stany kontaktów przed aktualizacją czy ręcznym wprowadzeniem zmian będą zapisywane i zawsze można wrócić do ich wcześniejszej wersji.

Innym problemem, jaki można napotkać w trakcie zarządzania kontaktami, są duplikaty. Przy łączeniu baz danych z wielu systemów istnieje duże prawdopodobieństwo, że dane powtórzą się. Konieczne jest więc, aby aplikacja do zarządzania kontaktami potrafiła sobie radzić z duplikatami i łączeniem danych na temat jednego kontaktu. Rozwiązaniem tego problemu jest deduplikacja, funkcjonalność pozwalająca na wyeliminowanie powtarzających się w zbiorze danych. W przypadku wykrycia duplikatu kontaktu użytkownik może go pominąć, połączyć z istniejącym lub nadpisać.

Inteligentne wyszukiwanie kontaktów

Zarządzanie kontaktami staje się znacznie uproszczone, gdy główna baza kontaktów jest wyposażona w wyszukiwarkę z możliwością filtrowania danych ze względu na kilka warunków. Wyobraź sobie na przykład, że szukasz danych kontaktowych osób, które mają danego dnia urodziny i przy zakładaniu konta w Twoim sklepie internetowym zaznaczyły, że są zainteresowane ofertą danego dostawcy. Dzięki wszystkim danym zgromadzonym w jednym miejscu takie wyszukiwanie jest możliwe, bez konieczności przeglądania i ręcznego łączenia danych z różnych źródeł. Dodatkowo, w aplikacjach takich jak GRK, wyfiltorwaną listę kontaktów możesz bez problemu przesłać do swojej aplikacji mailingowej i wysłać solenizantom newsletter z ofertą specjalną - na przykład prezentem urodzinowym w postaci kuponu rabatowego na ofertę danego dostawcy.

GRK - narzędzie stworzone do zarządzania kontaktami

Z potrzeby skuteczniejszego zarządzania kontaktami zrodził się pomysł na Główne Repozytorium Kontaktów. Nasz system rozwiązuje problemy związane z nieaktualnymi i rozbieżnymi danymi. Pozwala tworzyć wyfiltrowane listy kontaktów, dzięki czemu jest narzędziem niezwykle przydatnym na przykład w email marketingu. Chciałbyś dowiedzieć się więcej na jego temat? Skontaktuj się z nami!

Autor:

Przeczytaj również:

Przeczytaj również

Dyskusja

Zamknij

Jesteśmy poza biurem, zostaw telefon a oddzwonimy do Ciebie.

 

Krakweb Twój nr telefonu będzie wykorzystany tylko jednorazowo, jeżeli nie wyrazisz zgody to nie zadzwonimy więcej do Ciebie.

We will call you