Organizacja eventów w CMS - kalendarz wydarzeń i rejestrator w ICEberg CMS

Organizacja eventów w CMS - kalendarz wydarzeń i rejestrator w ICEberg CMS

Event marketingowy to nie tylko doskonała okazja dla firmy do wykazania się swoją kreatywnością oraz nieszablonowym podejściem. Przygotowanie dobrego wydarzenia wymaga czasu i sporych zdolności organizacyjnych. Na szczęście na pomoc przychodzą nowe technologie, które wspomagają i usprawniają pracę event managera.

Poprzedni artykuł
Następny artykuł
Foto: Pixabay
Pixabay

Co to jest event marketing?

Event marketing to organizacja wydarzeń, których celem jest osiągnięcie określonych przez markę korzyści wizerunkowych lub sprzedażowych. Grupami docelowymi event marketingu mogą być m.in. klienci, potencjalni klienci, inwestorzy, dziennikarze (zewnętrzne) lub pracownicy firmy (wewnętrzne) czyli dowolna z grup docelowych komunikacji marketingowej.

Event marketing to nie tylko organizowanie imprez promocyjnych. To obecnie jeden z najbardziej efektywnych narzędzi do komunikacji z otoczeniem - kształtuje bezpośrednie relacje z klientami oraz pomaga w realizacji założonych przez firmę celów.

Dlaczego event marketing?

Organizując wydarzenie liczymy na to, że przyniesie ono konkretne profity. Nie wszystkie efekty da się zmierzyć natychmiast. Niektóre z nich osiągane stopniowo. Warto jednak poczekać na rezultaty tych działań, ponieważ korzyści generowane w dłuższej perspektywie czasowej mogą być olbrzymie.

Dwukierunkowa komunikacja

W obliczu rosnącej presji ze strony konkurencji, firmy zmuszone są do znalezienia nowych sposobów na zdobycie zaufania i zbudowania trwałej relacji ze swoimi klientami. Event służy nie tylko promocji, kreowaniu pozytywnego wizerunku marki czy budowaniu opinii społecznej. Jego szczególną zaletą jest przede wszystkim dwukierunkowy charakter oddziaływania. Bezpośredni kontakt daje możliwość zaprezentowania swojej marki i wartości z nią związanych szerszemu gronu odbiorców. Z drugiej strony, uczestnicy wydarzenia mogą natychmiastowo wyrazić swoje opinie i odczucia względem zaprezentowanego produktu. Informacje te możesz wykorzystać, aby jeszcze lepiej sprostać oczekiwaniom swojej grupy docelowej.

Osiąganie celów

To doskonały sposób na realizację założonych celów w ciekawy, nieszablonowy sposób. Organizowanie wydarzeń bardzo często daje możliwość dotarcia do grup odbiorców, do których być może nie byłbyś w stanie dotrzeć stosując inne formy promocji. Umożliwia nie tylko zwrócenie uwagi uczestników, ale również bardzo często zdobycie rozgłosu medialnego.

Społeczność wokół firmy

Celem organizowanych kampanii eventowych jest nie tylko promocja firmy na zewnątrz. Niewątpliwą jego zaletą jest również to, że oprócz działań skierowanych do klientów, kontrahentów czy środowisk opiniotwórczych, event prowadzi też do wewnętrznego zespajania firmy. Integracja pracowników sprawia, zespół lepiej się ze sobą komunikuje oraz bardziej utożsamia się z wartościami wyznawanymi przez markę.  

Jak zorganizować imprezę firmową?

Sam pomysł na nietuzinkową kampanię eventową nie gwarantuje jeszcze sukcesu. Nawet najciekawsza koncepcja może okazać się klapą, jeśli organizacja wydarzenia nie będzie w pełni dopracowana. Nawet spontaniczne formy eventów jak ambienty czy flash moby muszą zostać zaplanowane ze sporym wyprzedzeniem i w przemyślany sposób.

O czym pamiętać, aby mieć pewność, że wydarzenie spotka się ze sporym zainteresowaniem?

  1. Zbadaj sytuację wyjściową – poznaj swoją grupę docelową: co lubią, gdzie zwykle przebywają Twoi przyszli klienci, jakie są ich oczekiwania względem marki itp.
  2. Podtrzymuj kontakt z zainteresowanymi uczestnikami, aby przekazywać im aktualne informacje i powiadamiać o wszelkich zmianach.
  3. Wykorzystaj Social Media. Event mimo że sam w sobie jest narzędziem promocji, sam także potrzebuje rozgłosu. Wykorzystanie mediów społecznościowych daje szansę na zwiększenie zasięgu informacji o imprezie. Niecodzienne wydarzenia mogą być szeroko komentowanie w sieci i być może zwrócą na siebie uwagę mediów.
  4. Zbierz feedback. Dopilnuj otrzymania informacji zwrotnej od uczestników wydarzenia. Natychmiastowa ocena będzie realnym odzwierciedleniem opinii dotyczących eventu oraz promowanego produktu.

Event to nie tylko okazja do wykazania się kreatywnością oraz nieszablonowym pomysłem. Jest to także przedsięwzięcie wymagające od firmy sporych zdolności organizatorskich, umiejętności kontroli oraz zarządzania: relacjami, zachodzącymi procesami, finansami czy ludźmi. Zabierając się za organizację wydarzenia, musisz liczyć się z nadmiarem pracy i mogącymi wystąpić komplikacjami.

Na szczęście z pomocą przychodzą nowe technologie. Na rynku dostępnych jest wiele platform i aplikacji wspomagających i usprawniających prace organizatorów imprez. Dają one możliwość m.in. łatwego zapisu na wydarzenie, kontaktu z uczestnikami oraz prelegentami czy bieżącej aktualizacji informacji o imprezie. Są przede wszystkim doskonałym sposobem na dotarcie do większego grona odbiorców.

Katalog wydarzeń

Jest to narzędzie koordynujące i wspomagające efektywność event marketingu. Jego celem jest uskutecznienie komunikacji z uczestnikami organizowanych wydarzeń -  informuje o nadchodzących wydarzeniach oraz umożliwia szybką rejestrację na wybrane z nich.

Wybrane możliwości katalogu wydarzeń:

  • wyszukiwarka wydarzeń,
  • prezentacja wydarzeń wraz z ich dokładnym opisem,
  • mapę z lokalizacją danej imprezy,
  • informacje na temat prelegenta,
  • materiały do pobrania
  • rejestrator
  • i wiele innych.

Aplikacja może być personalizowana dzięki dodaniu loga firmy, indywidualnej szaty graficznej oraz wdrożeniu modułów dopasowanych do danego wydarzenia.

Katalog wydarzeń ułatwia:

  • Przeglądanie nadchodzących wydarzeń
  • Rejestrację uczestników
  • Aktualizację wydarzeń przez administratora
  • Kontakt pomiędzy uczestnikami i organizatorami
  • Automatyzację m.in.: powiadomień uczestników oraz przenoszenia wydarzeń do archiwum




Zrzut narzędzia wspomagającego event marketing, zrealizowanego przez Krakweb dla Arrow ECS: http://www.events.arrowecs.pl/

Korzyści dla uczestników

Dzięki katalogowi wydarzeń potencjalni uczestnicy mają możliwość znalezienia niezbędnych informacji na temat interesującego ich eventu - zapoznania z jego programem, bezproblemową rejestrację czy pobrania dostępnych materiałów. To wszystko w jednym, scentralizowanym katalogu, bez konieczności przeszukiwania Internetu w celu znalezienia potrzebnych informacji.

Wybrane funkcjonalności

Kalendarz wydarzeń

Moduł kalendarza informuje i zarazem przypomina o nadchodzących  eventach i możliwości rezerwacji miejsca. Wydarzenia zaznaczane są w kalendarzu ze sporym wyprzedzeniem, aby każdy miał możliwość zarezerwowania dowolną ilość biletów.

Zrzut kalendarza wydrzeń ze strony http://www.events.arrowecs.pl/

Wyszukiwarka wydarzeń

Wyszukiwarka znacząco ułatwia znalezienie interesującej nas imprezy czy konferencji według określonych parametrów np: lokalizacji, daty czy tematyki wydarzenia.

Zrzut wyszukiwarki wydarzeń ze strony http://www.events.arrowecs.pl/

Formularz kontaktowy

Widniejący na dole strony wydarzenia formularz umożliwia zainteresowanym łatwy kontakt z osoba odpowiedzialną za konkretne wydarzenie. 

Zrzut formularza kontaktowego ze strony http://www.events.arrowecs.pl/

Rejestracja na wydarzenie

ICEberg CMS wraz z modułem katalogu wyradrzeń umożliwia łatwy zapis na wybrane wydarzenie. Po wybraniu dowolnego wydarzenia wyświetlane są szczegółowe informacje: opis i program, termin. lokalizację, materiały do pobrania czy formularz kontaktowy.  Po wybraniu opcji “Zarejestruj się” użytkownik zostaje przekierowany do formularza rejestracyjnego.

Zrzut narzędzia wspomagającego event marketing, zrealizowanego przez Krakweb http://www.events.arrowecs.pl/

Korzyści dla organizatora

Organizując dobry event należy stale podtrzymywać kontakt z jego uczestnikami. Bogaty zestaw funkcjonalności Katalogu wydarzeń pozwoli zbudować z nimi długotrwałą relację i na bieżąco aktualizować wydarzenie.

Silnik katalogu wydarzeń

Serwis działa w oparciu o system ICEberg CMS. Obsługa panelu administracyjnego jest niezwykle intuicyjna. do którego Dostęp do niego mają wyłącznie upoważnione przez właściciela serwisu osoby. Nieustannie rozbudowujemy ICEberg CMS, podłączając do niego szereg dodatkowych modułów i funkcjonalności, aby nie tylko zmaksymalizować użyteczność serwisu, ale i jego bezpieczeństwo.

Zrzut ICEberg CMS w serwisie Arrow Events - Kalendarium Wydarzeń http://www.events.arrowecs.pl/

Powyższy obrazek przedstawia widok listy wydarzeń w panelu administracyjnym. Kategoria “Struktura” zawiera listę wszystkich wydarzeń, z możliwością dodawania nowych lub edycji wcześniej dodanych wydarzeń. Jeżeli na liście widnieje duża liczba wydarzeń to bardzo pomocna może okazać się wyszukiwarka eventów. Po wybraniu kryteriów (np. lokalizacja: Kraków) lista zostanie ograniczona do wydarzeń spełniających ustawiony parametr. Parametry można łączyć ze sobą (np. wyświetlane mogą być tylko wydarzenia z miesiąca: wrzesień, roku: 2016 oraz producenta: IBM). Aby utworzyć nowe wydarzenie należy wpisać w pole “Nazwa” nazwę tego wydarzenia.  

Napisz do nas!

@
Załącz brief

Wydarzenia można posortować na liście w taki sposób, aby wyświetlane były one np. w kolejności alfabetycznej. Można również układać kolejność wydarzeń ręcznie. 

Przygotowując imprezę masową czy konferencję biznesową warto poważnie zastanowić się nad wykorzystaniem aplikacji przeznaczonych do organizowania eventów. Nie tylko pozwolą Ci lepiej wypromować wydarzenie i dotrzeć do szerszego grona odbiorców, ale także zbudować w ich oczach wizerunek nowoczesnej i solidnej firmy, która stosuje wysokiej klasy technologie i jest otwarta na innowacyjne rozwiązania.

Przykładowe zastosowania

Przykładowymi zastosowani silnika katalogu wydarzeń są:

  • katalog szkoleń firmy szkoleniowej wraz z możliwością rejestracji i płatności online za szkolenie
  • portal - agregator szkoleń wielu firm
  • plan wyjazdu integracyjnego wraz z potwierdzaniem obecności, mapą obiektu, harmonogramem atrakcji
  • plan trasy koncertowej - lista koncertów zespołu muzycznego wraz z możliwością zakupienia biletu

Wdrożenia katalogu wydarzeń

Planujesz duże wydarzenie marketingowe czy ważną konferencje biznesową? Zależy Ci na sprawnej organizacji i łatwej komunikacji z uczestnikami eventu? Skontaktuj się z nami w celu uzyskania dokładniejszych informacji na temat możliwości jakie daje nasz Katalog Wydarzeń.

Autor:

Przeczytaj również

Dyskusja

Zamknij

Jesteśmy poza biurem, zostaw telefon a oddzwonimy do Ciebie.

 

Krakweb Twój nr telefonu będzie wykorzystany tylko jednorazowo, jeżeli nie wyrazisz zgody to nie zadzwonimy więcej do Ciebie.

We will call you