Opracowanie standardów dokumentów cyfrowych zgodne z WCAG, PDF/UA i dobrymi praktykami dostępności

Współczesna firma publikuje, wysyła i archiwizuje setki dokumentów cyfrowych: regulaminy, umowy, formularze, załączniki, prezentacje, raporty, instrukcje, faktury, oferty, pisma do klientów, dokumenty wewnętrzne oraz materiały informacyjne. Dla wielu organizacji dokument cyfrowy jest dziś jednym z najważniejszych punktów kontaktu z klientem, partnerem biznesowym, urzędem lub pracownikiem. Jeżeli dokument jest nieczytelny, źle sformatowany, trudny do odczytu przez czytnik ekranu, pozbawiony struktury nagłówków albo zapisany jako niedostępny PDF, odbiorca może nie mieć realnej możliwości skorzystania z zawartych w nim informacji.

Dostępność dokumentów cyfrowych oznacza tworzenie treści w taki sposób, aby mogły być czytane, przeszukiwane, nawigowane i rozumiane przez wszystkich - również przez osoby korzystające z technologii asystujących, takich jak czytniki ekranu, powiększalniki, nawigacja klawiaturą czy inne narzędzia wspomagające - w tym osoby niewidome, niedowidzące, starsze, o obniżonej normie intelektualnej - słowem każdego użytkownika. 

Nasza usługa polega na kompleksowym opracowaniu, wdrożeniu i uporządkowaniu zasad tworzenia dostępnych dokumentów cyfrowych w firmie. Przygotowujemy praktyczne wytyczne, standardy redakcyjne, checklisty, szablony, procedury audytu oraz rekomendacje naprawcze dla dokumentów tworzonych w programach Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, środowiskach LibreOffice, OpenOffice, Google Workspace oraz w formacie PDF. Zakres może obejmować zarówno dokumenty publikowane na stronie internetowej, jak i dokumenty wysyłane klientom, udostępniane w panelach klienta, przekazywane w korespondencji e-mail, zamieszczane w BIP lub intranecie oraz przygotowywane przez zespoły wewnętrzne.

Dostępność dokumentów cyfrowych obejmuje m.in. strukturę dokumentu, nagłówki, listy, tabele, teksty alternatywne, metadane, język dokumentu, linki, kontrast, czytelność, formularze, eksport do PDF oraz testy z użyciem narzędzi automatycznych i technologii asystujących.

Dla kogo jest ta usługa?

Usługa została przygotowana dla firm i instytucji, które tworzą dużą liczbę dokumentów cyfrowych i chcą mieć nad nimi realną kontrolę jakościową, prawną, wizerunkową i operacyjną. Szczególnie dobrze sprawdza się w dużych firmach obsługujących klientów masowych, przedsiębiorstwach energetycznych, spółkach komunalnych, operatorach usług publicznych, firmach finansowych, ubezpieczeniowych, telekomunikacyjnych, transportowych, e-commerce, administracji, jednostkach publicznych, uczelniach, organizacjach pozarządowych oraz podmiotach realizujących projekty finansowane ze środków publicznych lub unijnych.

To rozwiązanie jest dla organizacji, które:

• publikują regulaminy, cenniki, formularze, dokumenty informacyjne, instrukcje lub wzory pism na stronie internetowej;
• wysyłają klientom dokumenty PDF, DOCX, XLSX lub prezentacje;
• chcą przygotować wewnętrzny standard tworzenia dostępnych dokumentów;
• muszą uporządkować proces tworzenia, kontroli i publikacji dokumentów;
• chcą zmniejszyć ryzyko publikowania dokumentów niedostępnych cyfrowo;
• potrzebują checklist dla pracowników biura, marketingu, sprzedaży, obsługi klienta, HR, prawnego, compliance lub IT;
• chcą przeszkolić zespół z zasad dostępności dokumentów;
• potrzebują audytu dokumentów i raportu z rekomendacjami;
• chcą wdrożyć standardy zgodne z WCAG, PDF/UA i dobrymi praktykami dostępności.

Dostępność cyfrowa jest szczególnie istotna w przypadku dokumentów, które mają znaczenie prawne, finansowe lub informacyjne: umów, regulaminów, faktur, informacji dla klienta, dokumentów zgłoszeniowych, formularzy reklamacyjnych, instrukcji korzystania z usług, dokumentów taryfowych, sprawozdań, prezentacji publicznych czy materiałów szkoleniowych.

Europejski Akt o Dostępności zaczął obowiązywać w czerwcu 2025 r. i dotyczy dostępności wybranych produktów i usług, w tym m.in. usług bankowych, e-commerce, telekomunikacyjnych oraz wybranych usług transportowych; Komisja Europejska wskazuje, że akt ma zapewniać osobom z niepełnosprawnościami dostęp do kluczowych produktów i usług. 

Dlaczego dostępne dokumenty cyfrowe są ważne?

Dokument cyfrowy nie jest dostępny tylko dlatego, że można go otworzyć na komputerze lub telefonie. Dokument może być widoczny dla osoby patrzącej na ekran, ale całkowicie nieczytelny dla osoby korzystającej z czytnika ekranu. Może wyglądać poprawnie wizualnie, ale nie mieć logicznej struktury nagłówków. Może zawierać tabelę, której czytnik nie potrafi zinterpretować. Może mieć linki opisane jako „kliknij tutaj”, które nie informują odbiorcy, dokąd prowadzą. Może mieć obraz z istotną treścią, ale bez tekstu alternatywnego. Może być skanem, który dla technologii asystujących jest jedynie obrazem, a nie dokumentem tekstowym. Materiały dotyczące tworzenia dostępnych PDF wskazują, że skany dokumentów nie są dokumentami dostępnymi, ponieważ technologie asystujące traktują je jak grafikę, a nie tekst.  

Dobrze przygotowany dokument cyfrowy powinien mieć logiczną strukturę, poprawnie użyte style nagłówków, listy tworzone narzędziami edytora, prostą budowę tabel, opisowe linki, właściwy język dokumentu, poprawne metadane, wystarczający kontrast, zrozumiałą typografię, teksty alternatywne dla grafik informacyjnych oraz poprawny eksport do PDF z zachowaniem tagów struktury dokumentu. Materiały źródłowe wskazują również, że dostępny PDF powinien być zgodny zarówno z WCAG na poziomie AA, jak i ze standardem PDF/UA, który określa techniczne zasady organizacji i tagowania dokumentów PDF. 

Dostępne dokumenty to nie tylko obowiązek lub formalność. To także realna poprawa jakości komunikacji. Dokumenty uporządkowane semantycznie są łatwiejsze do czytania, szybsze do przeszukiwania, bardziej zrozumiałe, lepiej przygotowane do archiwizacji i bardziej przyjazne dla wszystkich odbiorców. WCAG 2.2 opisuje zalecenia zwiększające dostępność treści dla osób z różnymi niepełnosprawnościami, a W3C wskazuje, że stosowanie tych wytycznych często poprawia użyteczność treści również dla użytkowników ogółem. 

Co obejmuje usługa?

1. Analiza obecnych dokumentów i procesów

Pierwszym etapem współpracy jest rozpoznanie, jakie dokumenty powstają w organizacji, kto je tworzy, gdzie są publikowane, jakie mają formaty i jakie ryzyka dostępnościowe występują najczęściej. Analizujemy przykładowe pliki Word, PDF, PowerPoint, Excel oraz inne dokumenty używane przez firmę. Sprawdzamy, czy dokumenty mają poprawną strukturę nagłówków, metadane, język, opisowe linki, teksty alternatywne, właściwy kontrast, czytelne tabele, poprawne formularze oraz możliwość obsługi przez technologie asystujące. Zakres audytu dokumentów Word według dostępnych materiałów obejmuje m.in. strukturę dokumentu, alternatywne opisy grafik, czytelność tabel i list, metadane, odczyt, kontrast oraz nawigację klawiaturą.

Weryfikujemy również, czy w organizacji istnieją już szablony, instrukcje, checklisty, makiety, wzory dokumentów, procedury publikacji i proces zatwierdzania dokumentów. Jeżeli firma ma rozproszone praktyki, przygotowujemy jednolity standard, który może być stosowany przez różne działy: obsługę klienta, marketing, HR, prawny, sprzedaż, IT, administrację, szkolenia i komunikację wewnętrzną.

2. Opracowanie zasad tworzenia dostępnych dokumentów cyfrowych

Na podstawie analizy przygotowujemy dokument z listą zasad i wytycznych. Jest to praktyczny standard, który pokazuje pracownikom, jak tworzyć dokumenty od początku, aby nie wymagały później kosztownej naprawy. Taki dokument może zawierać zasady dla Word, PDF, PowerPoint, Excel, LibreOffice, OpenOffice, Google Docs, Google Slides i Google Sheets - tych programów w których pracujecie.

Dostępne dokumenty powinny wykorzystywać m.in. wbudowane style nagłówków, listy punktowane i numerowane, spis treści tworzony na podstawie nagłówków, teksty alternatywne dla grafik, proste tabele, opisowe linki, właściwy język dokumentu, czytelne czcionki, odpowiedni kontrast, metadane oraz eksport PDF z tagami. 

Wytyczne mogą obejmować m.in.:

• strukturę dokumentu i hierarchię nagłówków;
• zasady stosowania stylów zamiast ręcznego formatowania;
• tworzenie list punktowanych i numerowanych;
• przygotowanie spisu treści;
• zasady dodawania grafik, wykresów i ikon;
• tworzenie tekstów alternatywnych;
• oznaczanie grafik dekoracyjnych;
• zasady budowy tabel danych;
• zakaz używania tabel do układu strony, jeżeli nie jest to uzasadnione;
• zasady opisywania linków;
• ustawianie języka dokumentu i fragmentów obcojęzycznych;
• wybór czcionek, wielkości tekstu, interlinii i odstępów;
• kontrolę kontrastu;
• zasady wyróżniania informacji bez używania wyłącznie koloru;
• przygotowanie dostępnych formularzy;
• usuwanie pułapek nawigacyjnych;
• wypełnianie metadanych dokumentu;
• eksport do PDF z zachowaniem struktury;
• kontrolę dokumentu przed publikacją;
• raportowanie błędów i plan naprawczy. 

3. Standardy dla dokumentów Word. Dostępnosć dokumentów tekstowych

Dokumenty tekstowe są jednym z najczęściej używanych nośników informacji w firmach. To w nich powstają regulaminy, pisma, instrukcje, warunki usług, informacje dla klientów, dokumenty HR, procedury i materiały szkoleniowe. W ramach usługi przygotowujemy zasady tworzenia dokumentów Word tak, aby były czytelne, logiczne i możliwe do odczytania przez technologie asystujące.

Przykładowe elementy wytycznych

W standardzie Word opisujemy m.in. używanie wbudowanych stylów, poprawną hierarchię nagłówków, stosowanie list, tworzenie spisu treści, dodawanie tekstów alternatywnych, budowanie prostych tabel, ustawianie języka, tworzenie opisowych linków, wypełnianie metadanych oraz używanie narzędzia „Sprawdź ułatwienia dostępu”. 

W części dotyczącej grafik uwzględniamy zasadę, że każdy obraz informacyjny powinien mieć krótki, opisowy tekst alternatywny, a grafiki dekoracyjne powinny być oznaczane jako dekoracyjne, aby czytniki ekranowe mogły je pominąć.  

4. Standardy dla dokumentów PDF dostępnych cyfrowo

PDF to format powszechnie stosowany do publikacji dokumentów końcowych, jednak bardzo często bywa tworzony w sposób niedostępny. Źle przygotowany PDF może nie mieć tagów, tytułu, języka, struktury nagłówków, poprawnej kolejności odczytu, alternatywnych opisów obrazów lub właściwie oznaczonych tabel. W ramach usługi przygotowujemy zasady eksportu i walidacji PDF, a także procedurę audytu plików PDF.

Wytyczne dostępnych dokumentów PDF przygotowywane przez nas obejmują m.in.:

• przygotowanie dokumentu źródłowego przed eksportem;
• eksport z tagami struktury dokumentu;
• kontrolę metadanych;
• ustawienie języka dokumentu;
• weryfikację kolejności odczytu;
• sprawdzenie nagłówków, list, tabel i linków;
• kontrolę tekstów alternatywnych;
• walidację pliku narzędziami takimi jak PAC, Adobe Acrobat Pro, axesPDF lub CommonLook PDF Validator;
• rekomendacje naprawcze;
• procedurę ponownego audytu po poprawkach.

PDF/UA to międzynarodowy standard dostępności dokumentów PDF, komplementarny względem WCAG, a dostępny PDF powinien mieć logiczną strukturę, prawidłowe nagłówki, listy, tabele, teksty alternatywne, dostępne etykiety elementów interaktywnych, język dokumentu i odpowiedni kontrast.

W przypadku dokumentów tworzonych w Microsoft Office opisujemy, jak przed zapisaniem do PDF sprawdzić dostępność dokumentu i jak zaznaczyć opcję tagów struktury dokumentu dla ułatwień dostępu. Materiały wskazują, że przy zapisywaniu dokumentów Microsoft do PDF należy zaznaczyć opcję „Tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu” oraz zgodność ze standardem PDF/A, aby ograniczyć utratę dostępności. 

5. Standardy dla plików PowerPoint. Opracowanie wytycznych dla dostępnych prezentacji

Prezentacje firmowe są często wykorzystywane podczas spotkań, szkoleń, webinarów, konferencji i komunikacji z klientami. Jeżeli prezentacja nie ma poprawnej struktury, tytułów slajdów, tekstów alternatywnych, właściwej kolejności odczytu lub napisów do multimediów, może być niedostępna dla wielu odbiorców.

W ramach usługi przygotowujemy standard tworzenia dostępnych prezentacji PowerPoint. Obejmuje on m.in. stosowanie wbudowanych motywów i układów slajdów, unikalne tytuły slajdów, ograniczenie ilości tekstu, stosowanie list zamiast długich akapitów, dodawanie tekstów alternatywnych do grafik i SmartArt, przygotowanie napisów do wideo, dołączanie transkrypcji, tworzenie prostych tabel, testowanie kolejności odczytu oraz unikanie nadmiaru animacji i efektów błyskowych.  

6. Standardy dostępności dla plików Excel. Opracowanie wytycznych dla dostępnych skoroszytów, arkuszy i tabel

Arkusze kalkulacyjne bywają trudne w odbiorze nawet dla osób bez szczególnych potrzeb, a w przypadku użytkowników czytników ekranu ich dostępność zależy od poprawnej struktury danych. W ramach usługi przygotowujemy zasady tworzenia dostępnych arkuszy kalkulacyjnych: nazewnictwo arkuszy, formatowanie danych jako tabela, unikanie pustych wierszy i kolumn, rezygnacja ze scalania komórek, logiczna kolejność odczytu, teksty alternatywne dla wykresów, kontrast, wzory i oznaczenia inne niż kolor, metadane oraz testowanie z użyciem narzędzi dostępności. 

Korzyści dla firmy

Spójność dokumentów w całej organizacji

Dzięki jednolitym zasadom firma ogranicza chaos związany z różnymi sposobami formatowania dokumentów. Pracownicy wiedzą, jak tworzyć nagłówki, tabele, linki, grafiki, prezentacje, arkusze i pliki PDF. Dokumenty stają się bardziej przewidywalne, czytelne i łatwiejsze do aktualizacji.

Mniejsze ryzyko publikacji dokumentów niedostępnych

Wdrożenie checklist, procedur i standardów kontroli pozwala wychwycić problemy przed publikacją. Typowe błędy, takie jak brak tekstów alternatywnych, nieprawidłowe nagłówki, niski kontrast, puste komórki, źle opisane linki czy źle wyeksportowane PDF-y, mogą zostać zidentyfikowane wcześniej.

Narzędzia takie jak Accessibility Checker wykrywają m.in. brakujące teksty alternatywne, nieprawidłowe nagłówki i słaby kontrast.

Lepsza obsługa klientów i odbiorców

Dostępne dokumenty są łatwiejsze w odbiorze nie tylko dla osób z niepełnosprawnościami. Pomagają również osobom starszym, osobom korzystającym z urządzeń mobilnych, osobom w stresie, osobom z trudnościami poznawczymi, klientom czytającym dokumenty w pośpiechu oraz pracownikom, którzy muszą szybko znaleźć konkretną informację. W3C wskazuje, że WCAG ma na celu poprawę dostępności treści dla osób z niepełnosprawnościami, a stosowanie wytycznych często poprawia użyteczność treści dla użytkowników ogółem. 

Przygotowanie do wymagań prawnych i rynkowych

Organizacje działające w Polsce i Unii Europejskiej coraz częściej muszą uwzględniać wymagania dostępności. Ustawa z 4 kwietnia 2019 r. określa m.in. wymagania dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych oraz wymagania dotyczące deklaracji dostępności. Europejski Akt o Dostępności obowiązuje od czerwca 2025 r. i nakłada obowiązki dotyczące dostępności wybranych produktów i usług, a PARP wskazywał, że od 28 czerwca 2025 r. w Polsce obowiązywać będą jednolite standardy dostępności produktów i usług dla firm objętych regulacją.

Etap 1 — Diagnoza i zebranie materiałów

Na początku zbieramy przykładowe dokumenty, szablony, procedury, formularze i pliki publikowane przez organizację. Ustalamy, jakie typy dokumentów są najważniejsze i które zespoły tworzą je najczęściej.

Etap 2 — Audyt próbek dokumentów

Analizujemy wybrane dokumenty pod kątem struktury, języka, metadanych, kontrastu, tabel, linków, grafik, formularzy, kolejności odczytu, eksportu PDF i zgodności z dobrymi praktykami. Zakres audytu może obejmować dokumenty Word, PDF, PowerPoint i Excel, ponieważ dostępne materiały opisują odrębne wymagania dla tych formatów. [Audyt Doku...2025.08.13 | PowerPoint], [Audyt Doku...2025.08.13 | PDF]

Etap 3 — Opracowanie wytycznych

Tworzymy dokument zasad i wytycznych dopasowany do organizacji. Może mieć formę obszernego podręcznika, krótkiego standardu, instrukcji krok po kroku, checklisty lub zestawu szablonów.

Etap 4 — Przygotowanie list kontrolnych i szablonów

Opracowujemy praktyczne narzędzia dla pracowników: checklisty przed publikacją, wzory prawidłowych tabel, przykłady opisowych linków, wzory tekstów alternatywnych, szablony dokumentów, standardy prezentacji i instrukcje eksportu do PDF.

Etap 5 — Szkolenie zespołu

Prowadzimy warsztaty pokazujące, jak stosować wytyczne w praktyce. Uczestnicy uczą się poprawiać dokumenty, testować dostępność, rozpoznawać typowe błędy i unikać problemów już na etapie tworzenia pliku.

Etap 6 — Wdrożenie i wsparcie

Pomagamy wdrożyć standard w codziennej pracy. Możemy wspierać zespół przy poprawie dokumentów, tworzeniu szablonów, audycie nowych materiałów i przygotowaniu raportów.

Etap 7 — Ponowny audyt

Po wdrożeniu zmian wykonujemy ponowną ocenę wybranych dokumentów i wskazujemy, które problemy zostały usunięte, a które wymagają dalszej pracy. Materiały źródłowe wskazują na potrzebę ponownego audytu po wdrożeniu zmian oraz zamknięcia cyklu testowego przy usunięciu krytycznych błędów. 

Zakres dokumentów, które możemy objąć usługą

Usługa może objąć:

• regulaminy;
• cenniki;
• umowy;
• formularze;
• wnioski;
• instrukcje;
• polityki i procedury;
• dokumenty HR;
• dokumenty sprzedażowe;
• korespondencję seryjną;
• prezentacje szkoleniowe;
• raporty;
• sprawozdania;
• arkusze kalkulacyjne;
• dokumenty PDF;
• skany wymagające przekształcenia;
• dokumenty publikowane na stronie www;
• dokumenty wysyłane klientom;
• dokumenty wewnętrzne;
• dokumenty projektowe i unijne.

Co otrzymuje klient?

W zależności od wybranego wariantu klient może otrzymać:

1. Raport z audytu dokumentów cyfrowych
   Z listą błędów, rekomendacjami, priorytetami i przykładami poprawek.
2. Firmowy standard tworzenia dokumentów cyfrowych
   Dokument opisujący zasady tworzenia dostępnych plików Word, PDF, PowerPoint, Excel i innych formatów.
3. Checklisty dla pracowników
   Krótkie listy kontrolne przed publikacją dokumentu.
4. Szablony dokumentów
   Gotowe wzory dokumentów z poprawnymi stylami, nagłówkami, miejscem na tekst alternatywny, metadanymi i strukturą.
5. Instrukcje krok po kroku
   Praktyczne instrukcje dla osób nietechnicznych.
6. Rekomendacje procesowe
   Propozycję, kto w firmie odpowiada za tworzenie, sprawdzanie, publikację i aktualizację dokumentów.
7. Szkolenie zespołu
   Warsztaty dla pracowników tworzących dokumenty.
8. Wsparcie przy poprawie dokumentów
   Pomoc w dostosowaniu najważniejszych plików.
9. Ponowny audyt po poprawkach
   Sprawdzenie, czy wdrożone zmiany poprawiły dostępność dokumentów.

Przykładowe pakiety usługi

Pakiet Start — podstawowe uporządkowanie dokumentów

Dla firm, które chcą rozpocząć pracę nad dostępnością dokumentów i potrzebują pierwszych wytycznych.

Zakres:

• analiza wybranych dokumentów;
• identyfikacja najczęstszych błędów;
• podstawowa checklista dostępności;
• rekomendacje dla Word i PDF;
• krótki raport;
• konsultacja wdrożeniowa.

Pakiet Standard — firmowe zasady i wytyczne

Dla firm, które chcą wdrożyć spójny standard w całej organizacji.

Zakres:

• audyt reprezentatywnych dokumentów;
• opracowanie zasad tworzenia dokumentów cyfrowych;
• checklisty dla Word, PDF, PowerPoint i Excel;
• rekomendacje dla szablonów;
• instrukcja eksportu do PDF;
• raport z priorytetami;
• warsztat dla zespołu.

Pakiet Premium — kompleksowe wdrożenie dostępnych dokumentów

Dla dużych organizacji, które chcą przygotować pełny system zarządzania jakością dokumentów cyfrowych.

Zakres:

• rozbudowany audyt dokumentów;
• firmowy podręcznik dostępności dokumentów;
• checklisty dla wielu działów;
• szablony dokumentów;
• audyt PDF, Word, PowerPoint i Excel;
• standard prostego języka;
• szkolenia praktyczne;
• konsultacje dla zespołów;
• wsparcie przy poprawie dokumentów;
• ponowny audyt;
• raport końcowy zgodności.

Najczęstsze problemy, które pomagamy rozwiązać

Dokument wygląda dobrze, ale nie ma struktury

Częsty problem polega na tym, że dokument wizualnie wygląda jak uporządkowany, ale nagłówki są zrobione ręcznie przez pogrubienie i powiększenie czcionki. Dla czytnika ekranu nie są wtedy prawdziwymi nagłówkami. Źródła wskazują, że należy stosować wbudowane style nagłówków, a nie ręczne formatowanie.

Linki są nieopisowe

Link „kliknij tutaj” nie informuje użytkownika, dokąd prowadzi. Standard dostępności wymaga, aby odnośniki były opisowe i zrozumiałe w kontekście. Materiały wskazują przykład zastąpienia „kliknij tutaj” opisem typu „Więcej informacji na stronie Ministerstwa Cyfryzacji”.

Tabele są używane do układu strony

Tabele powinny służyć do prezentowania danych, a nie do wizualnego układania treści.

Należy unikać tabel do layoutu i tworzyć proste tabele danych bez scalonych komórek, pustych wierszy i kolumn.

PDF powstaje jako niedostępny plik końcowy

Jeżeli dokument źródłowy nie jest poprawnie przygotowany, a PDF zostanie wyeksportowany bez tagów, użytkownicy technologii asystujących mogą mieć problem z jego odczytem. Materiały wskazują, że eksport PDF powinien zachowywać tagi struktury dokumentu i że PDF/UA określa techniczne wymagania dostępności PDF.

Grafiki nie mają tekstów alternatywnych

Jeżeli obraz zawiera ważną informację, musi mieć tekst alternatywny. Jeżeli jest dekoracyjny, powinien być oznaczony jako dekoracyjny. Takie zasady są wskazane w materiałach dotyczących grafik i opisów alternatywnych. 

Dlaczego warto wybrać tę usługę?

Łączymy wiedzę techniczną, redakcyjną i procesową

Dostępność dokumentów nie polega tylko na kliknięciu przycisku „Sprawdź ułatwienia dostępu”. To połączenie poprawnej struktury, semantyki, czytelności, projektowania informacji, języka, narzędzi, procedur i odpowiedzialności organizacyjnej. Nasza usługa pomaga wdrożyć ten proces w sposób praktyczny.

Pracujemy na realnych dokumentach firmy

Nie tworzymy teoretycznych instrukcji oderwanych od codziennej pracy. Analizujemy pliki, które Twoja firma faktycznie tworzy i publikuje. Dzięki temu rekomendacje są konkretne, praktyczne i możliwe do wdrożenia.

Przygotowujemy materiały dla osób nietechnicznych

Wytyczne piszemy językiem zrozumiałym dla pracowników biurowych, marketingu, HR, sprzedaży, obsługi klienta i administracji. Materiały dotyczące prostego języka wskazują m.in. zasadę krótszych zdań, aktywnego pisania, unikania trudnych słów i budowania struktury z użyciem nagłówków.

Pomagamy przejść od audytu do realnej zmiany

Sam raport nie wystarczy. Dlatego przygotowujemy także checklisty, szablony, instrukcje i szkolenia, które pomagają pracownikom zmienić sposób tworzenia dokumentów.

Harmonogram. Jak wygląda współpraca?

1. Spotkanie otwierające

Ustalamy cele, zakres dokumentów, grupy użytkowników i priorytety biznesowe.

2. Zgromadzenie próbek dokumentów

Klient przekazuje przykładowe dokumenty, formularze, prezentacje, arkusze i pliki PDF.

3. Audyt dostępności

Sprawdzamy dokumenty pod kątem najważniejszych wymagań dostępności.

4. Raport z wynikami

Przekazujemy raport z błędami, rekomendacjami i priorytetami.

5. Opracowanie zasad i wytycznych

Tworzymy praktyczny standard dla organizacji.

6. Przygotowanie list kontrolnych i szablonów dokumentów

Dostarczamy narzędzia do codziennego stosowania.

7. Szkolenie zespołu

Pokazujemy, jak stosować standard w praktyce.

8. Wdrożenie poprawek

Pomagamy w poprawie najważniejszych dokumentów.

9. Ponowna weryfikacja

Sprawdzamy efekty i wskazujemy dalsze kroki.

FAQ — najczęściej zadawane pytania

Czy każdy dokument PDF jest dostępny?

Nie. PDF może być plikiem tekstowym, ale nadal niedostępnym, jeżeli nie ma poprawnych tagów, języka, metadanych, kolejności odczytu, nagłówków, tekstów alternatywnych lub dostępnych formularzy. Standard PDF/UA opisuje techniczne wymagania dostępności dokumentów PDF.

Czy skan dokumentu jest dostępny?

Nie w standardowym rozumieniu dostępności.

Skany dokumentów są traktowane przez technologie asystujące jako grafika, a nie dokument tekstowy.

Czy wystarczy użyć narzędzia Accessibility Checker aby dokument był dostępny?

Nie zawsze. Accessibility Checker pomaga wykryć część błędów, takich jak brak tekstów alternatywnych, nieprawidłowe nagłówki czy niski kontrast, ale pełna ocena wymaga również kontroli manualnej, testów kolejności odczytu, oceny sensu tekstów alternatywnych, sprawdzenia tabel, formularzy i realnej użyteczności dokumentu.

Czy dokumenty Word trzeba poprawiać przed eksportem do PDF?

Tak. Dostępny PDF zwykle zaczyna się od poprawnie przygotowanego dokumentu źródłowego. Materiały wskazują, że przed zapisaniem pliku w formacie PDF należy sprawdzić, czy dokument jest dostępny, a przy eksporcie zaznaczyć tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu.

Czy dostępność dotyczy tylko osób niewidomych?

Nie. Dostępność cyfrowa pomaga osobom z różnymi potrzebami: wzrokowymi, słuchowymi, ruchowymi, poznawczymi, językowymi, czasowymi lub sytuacyjnymi. WCAG 2.2 obejmuje zalecenia dotyczące dostępności dla szerokiego zakresu niepełnosprawności, w tym wzroku, słuchu, ruchu, mowy, nadwrażliwości na światło oraz ograniczeń poznawczych.

Zamów szkolenie, audyt i standard dostępnych dokumentów cyfrowych dla swojej firmy

Jeżeli Twoja organizacja tworzy dokumenty dla klientów, pracowników, partnerów lub instytucji publicznych, warto zadbać o to, aby były one dostępne, czytelne, spójne i zgodne z dobrymi praktykami. Przygotujemy dla Ciebie kompletny standard tworzenia dokumentów cyfrowych, przeprowadzimy audyt, opracujemy checklisty, przeszkolimy zespół i pomożemy wdrożyć proces, który ograniczy ryzyko publikowania niedostępnych materiałów.

Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy uporządkować dokumenty cyfrowe w Twojej organizacji. 

Audyt dostępności dokumentów cyfrowych

Oprócz tworzenia wytycznych oferujemy audyt istniejących dokumentów. Audyt polega na sprawdzeniu, czy dokumenty spełniają zasady dostępności cyfrowej i czy mogą być prawidłowo odczytywane przez technologie asystujące. Łączymy kontrolę automatyczną z ręczną oceną ekspercką, ponieważ same narzędzia automatyczne nie wykrywają wszystkich problemów.

Metodyka audytu dokumentów obejmuje połączenie automatycznych testów z manualnym przeglądem eksperckim, testy z użytkownikami technologii asystujących oraz raportowanie z odwołaniami do norm EN 301 549, PDF/UA i WCAG.  

Audyt może obejmować:

• dokumenty tekstowe DOCX, ODT, Google Docs;
• pliki PDF;
• prezentacje PPTX, ODP, Google Slides;
• arkusze XLSX, ODS, Google Sheets;
• formularze cyfrowe;
• dokumenty publikowane na stronie internetowej;
• dokumenty wysyłane klientom;
• dokumenty wewnętrzne;
• wzory pism, regulaminy, załączniki, instrukcje i cenniki.

W raporcie z audytu wskazujemy błędy, ostrzeżenia, rekomendacje, priorytety naprawy, przykłady poprawek oraz propozycję dalszego działania.

Raport z audytu powinien zawierać dokumentację wyników, listę błędów, rekomendacje, priorytety naprawy, plan naprawczy oraz ponowny audyt po wdrożeniu zmian.  

Raport zgodności i dokumentacja dla organizacji

Końcowym efektem prac może być raport zgodności dokumentów cyfrowych, który porządkuje wyniki audytu i stanowi podstawę do działań naprawczych. Raport może zawierać zakres oceny, przedmiot audytu, rodzaj zasobów, wymagany poziom zgodności, użyte technologie, przebieg badania, opis metody, wyniki, błędy, rekomendacje napraw oraz listę dowodów. Taki zestaw elementów raportu zgodności jest wskazany w materiałach dotyczących tworzenia raportu zgodności dokumentów cyfrowych ze standardem WCAG. 

Raport przygotowujemy w sposób zrozumiały zarówno dla osób technicznych, jak i nietechnicznych. Dzięki temu może być używany przez działy prawne, compliance, zarządy, zespoły odpowiedzialne za stronę internetową, osoby tworzące dokumenty oraz dostawców zewnętrznych. 

Szkolenia i warsztaty dla pracowników

Najlepszy standard nie działa, jeżeli pracownicy nie wiedzą, jak go stosować. Dlatego oferujemy szkolenia i warsztaty praktyczne dla osób, które tworzą, publikują lub akceptują dokumenty cyfrowe. Szkolenia mogą obejmować Word, PDF, PowerPoint, Excel, LibreOffice, Google Workspace, prosty język oraz audyt dokumentów.

Zakres szkolenia może obejmować:

• podstawy dostępności cyfrowej;
• zasady WCAG i ich znaczenie dla dokumentów;
• tworzenie dostępnych dokumentów Word;
• tworzenie dostępnych prezentacji;
• tworzenie dostępnych arkuszy;
• poprawny eksport do PDF;
• teksty alternatywne;
• tabele i wykresy;
• kontrast i typografia;
• prosty język;
• narzędzia automatyczne;
• testy z czytnikiem ekranu;
• checklisty przed publikacją;
• naprawę typowych błędów.

Dostępne materiały szkoleniowe obejmują m.in. moduły dotyczące tworzenia dostępnych dokumentów Word, LibreOffice, Google, PowerPoint, Excel, prostego języka, narzędzi do weryfikacji dostępności, tworzenia dostępnych PDF, audytowania dokumentów i tworzenia raportu zgodności.