Obowiązki instytucji publicznych wynikające z Ustawy o dostępności cyfrowej i deklaracja dostępności

Ustawa o dostępności cyfrowej¹ nakłada na podmioty publiczne oraz instytucje finansowane w co najmniej 50 % ze środków publicznych konkretne obowiązki związane z zapewnieniem i dokumentowaniem dostępności ich serwisów internetowych, aplikacji mobilnych oraz publikowanych treści cyfrowych. Poniżej przedstawiam szczegółowy przegląd tych wymagań, ich celów i praktycznych aspektów wdrożenia.

Deklaracja dostępności — kluczowe źródło informacji

Deklaracja dostępności to oficjalny dokument, którego celem jest:

• Zapewnienie przejrzystości — użytkownicy wiedzą, czego mogą się spodziewać od serwisu (co jest dostępne, co nie).
• Ochrona prawna — dokumentacja stanu faktycznego chroni podmiot przed zarzutami niedopełnienia obowiązku.
• Edukacja — krótka charakterystyka wdrożonych rozwiązań i skali zgodności z wymaganiami.

Deklaracja dostępności umieszczana jest zwykle jako podstrona serwisu (najczęściej w stopce lub w nagłówku) i powinna być dostępna z każdej podstrony. Internauci nie trafiający na główną stronę również mogą ją łatwo odnaleźć.

Roczna aktualizacja deklaracji

Cel i zakres

Co rok podmiot publiczny musi zaktualizować deklarację, by odzwierciedlała:

1. Aktualność informacji

   • Sprawdzenie, czy opisane usługi, aplikacje, zasoby oraz dane kontaktowe są nadal dostępne i niezmienione.

2. Realizację poprzednich uwag

   • Weryfikacja, czy błędy dostępności wymienione w ostatniej wersji zostały usunięte lub czy zostało podjęte działanie naprawcze.

3. Pojawienie się nowych problemów

   • Przeprowadzenie szybkiej kontroli (np. automatycznej lub skanem), by wykryć ewentualne nowe niedostępności po ostatnich wdrożeniach.

4. Aktualizacja daty deklaracji

   • Zmiana daty sporządzenia dokumentu na bieżącą, co sygnalizuje użytkownikom i organom kontrolnym, że deklaracja została odświeżona.

Co nie jest wymagane

• Pełny, zewnętrzny raport audytu — roczna aktualizacja deklaracji nie wymaga przygotowania nowego, kompleksowego raportu z audytu dostępności, o ile nie zaszły znaczące zmiany w serwisie.

Triennialny (co trzy lata) audyt dostępności

Zakres i częstotliwość

Ustawa wymaga przeprowadzenia audytu co trzy lata dla:

• Wszystkich podmiotów publicznych (np. urzędów, agend rządowych, instytucji kultury).
• Instytucji finansowanych w ≥ 50 % ze środków publicznych (np. szkół niepublicznych, fundacji realizujących zadania publiczne).

Rodzaje audytu

• Wewnętrzny audyt (samoocena)

  • Przeprowadzany przez zespół wewnątrz organizacji.
  • Może wykorzystywać automatyczne narzędzia (np. skanery dostępności) i ręczne testy podstawowe.

• Zewnętrzny audyt (opcjonalny)

  • Choć nie jest ustawowo wymagany corocznie, jest zalecany przy wdrażaniu nowych funkcjonalności lub znaczących aktualizacji systemu (np. zmiana szablonu, nowy moduł).

Cel audytu

• Weryfikacja zgodności z załącznikiem ustawy (który odwołuje się do standardów WCAG 2.1 na poziomie AA).
• Identyfikacja barier w interfejsie, treści i funkcjonalnościach.
• Opracowanie rekomendacji do raportu audytowego, który służy jako podstawa do kolejnych prac naprawczych.

Obowiązki w sektorze prywatnym

Brak ustawowego cyklu audytowego

Podmioty prywatne (poza instytucjami finansowanymi w ≥ 50 % środkami publicznymi) nie mają prawnego obowiązku przeprowadzania audytu co określony czas.

Obowiązek dostępności

• Mimo braku przepisowej częstotliwości audytów, wszystkie podmioty działające online muszą zapewnić dostępność zgodnie z ustawą (dotyczy to zarówno e‑commerce, jak i innych witryn).
• Dobrym zwyczajem jest weryfikacja dostępności w cyklu rocznym lub przed większymi zmianami w serwisie, by minimalizować ryzyko barier dla użytkowników.

Praktyczne aspekty wdrożenia i utrzymania

1. Harmonogram działań

   • Stwórz kalendarz rocznych i triennialnych działań: aktualizacja deklaracji, audyt.

2. Proces kontroli zmian

   • Przed każdą istotną aktualizacją (nowy szablon, moduł, widget) weryfikuj wpływ na dostępność.

3. Automatyzacja i narzędzia

   • Używaj regularnych skanów (np. za pomocą axe-core, WAVE) dla wstępnego monitoringu.

4. Dokumentacja naprawcza

   • Po audycie zbieraj wszystkie uwagi w raporcie z rekomendacjami i monitoruj ich realizację w systemie ticketowym (Jira, Trello).

5. Komunikacja z użytkownikami

   • W deklaracji i na stronie głównej podawaj dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za dostępność – umożliw użytkownikom zgłaszanie uwag.

Podsumowanie

Obowiązki w zakresie dostępności cyfrowej służą chronieniu praw osób z niepełnosprawnościami oraz podnoszeniu jakości usług online dla wszystkich użytkowników. Przestrzeganie wymogów ustawy poprzez roczne aktualizacje deklaracji i triennialne audyty pomaga instytucjom publicznym utrzymać wysoką jakość dostępności, a podmiotom prywatnym – budować pozytywny wizerunek i zaufanie.

¹ Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych