Jak przygotować się do budowy strony internetowej lub sklepu? Kompleksowy przewodnik

Tworzenie strony internetowej lub sklepu online to ważna decyzja biznesowa. Jednak równie istotne, co samo wykonanie, jest odpowiednie przygotowanie się do tego procesu. Dobre planowanie i zebranie niezbędnych materiałów może znacząco przyspieszyć realizację projektu, zminimalizować ryzyko nieporozumień i zapewnić satysfakcjonujący efekt końcowy. 

Dlaczego warto się dobrze przygotować?

Dobre przygotowanie do budowy strony internetowej lub sklepu przynosi wiele korzyści:

• Indywidualna wycena: Dzięki zebranym wcześniej informacjom możliwe jest przygotowanie oferty dopasowanej do Twoich potrzeb.
• Skrócenie czasu realizacji: Kompletne materiały pozwalają na szybsze rozpoczęcie i zakończenie prac.
• Uniknięcie opóźnień: Brak konieczności ciągłego dosyłania brakujących elementów minimalizuje ryzyko przestojów.
• Lepsze planowanie: Możesz dokładniej zaplanować start swojej nowej strony lub sklepu.

Etap 1: Wybór odpowiedniej oferty i pierwszy kontakt

Zapoznanie się z ofertą

na co zwrócić uwagę?

1. Cele i zakres projektu
   Zanim porównasz kilka ofert, dokładnie określ swoje cele biznesowe (np. zwiększenie sprzedaży online, pozyskanie leadów, budowa wizerunku). Jasno zdefiniowane cele pozwolą Ci zweryfikować, czy dana agencja ma doświadczenie w realizacji podobnych projektów oraz czy proponowane przez nią funkcje (np. obsługa płatności, integracja CRM) odpowiadają Twoim potrzebom.
2. Portfolio i doświadczenie branżowe
   Sprawdź portfolio agencji – zwróć uwagę na estetykę, użyte technologie oraz ergonomię realizowanych stron. Idealnie, jeśli znajdziesz wśród przykładów projekty z Twojej lub pokrewnej branży. Dzięki temu zyskasz pewność, że agencja rozumie specyfikę Twojej grupy docelowej i uwarunkowania rynkowe.
3. Proces realizacji i komunikacja
   Dowiedz się, jak wygląda typowy workflow dostawcy – czy stosuje Agile / Scrum, jakie narzędzia do zarządzania projektem (np. Jira, Trello), jak często planowane są spotkania statusowe, kto będzie Twoim punktem kontaktowym. Sprawna komunikacja minimalizuje ryzyko opóźnień i nieporozumień.
4. Zakres wsparcia i dodatki
   Zwróć uwagę, czy w ofercie zawarte są usługi dodatkowe: copywriting, optymalizacja SEO, prowadzenie kampanii reklamowych, wsparcie powdrożeniowe (aktualizacje, backupy). Często bardziej opłaca się skorzystać z kompleksowej usługi niż zamawiać każdą część osobno.
5. Warunki finansowe i czas realizacji
   Porównując ceny, upewnij się, co jest wliczone w wycenę (projekt graficzny, wdrożenie, testy, hosting). Sprawdź przybliżony harmonogram – czy termin oddania projektu mieści się w Twoich planach. Pamiętaj, że zbyt niska cena może oznaczać cięcia jakościowe lub długi czas realizacji

Wypełnienie briefu

Aby pierwsze spotkanie z wykonawcą było maksymalnie owocne, przygotuj brief, czyli dokument zawierający:

1. Opis firmy i kontekst projektu
   – Profil działalności, misja, wartości, dotychczasowe kanały komunikacji i marketingu.
   – Krótkie omówienie obecnych wyzwań (np. spadek konwersji, niska widoczność w Google)
2. Cele i oczekiwane rezultaty
   – Cele strategiczne (np. wzrost sprzedaży o 30% w ciągu 6 miesięcy) oraz mierzalne wskaźniki sukcesu (np. liczba subskrybentów newslettera).
   – Określ priorytety – czy najważniejsze są funkcje e-commerce, szybkość ładowania, czy może design zgodny z identyfikacją wizualną
3. Grupa docelowa i persona użytkownika
   – Krótki opis typowego odbiorcy: wiek, płeć, zainteresowania, zachowania zakupowe online.
   – Wskazówki dotyczące tonacji komunikacji czy preferowanych kolorów lub stylów graficznych
4. Zakres funkcjonalny i przykłady referencyjne
   – Lista wymaganych podstron i modułów (np. blog, koszyk, panel klienta, mapka Google).
   – Linki do 2–3 wzorcowych stron lub sklepów oraz opis, co w nich cenisz (np. intuicyjna nawigacja, szybkość, układ katalogu produktów)
5. Budżet i harmonogram
   – Przybliżony budżet na realizację projektu (zakres widełek) oraz preferowany termin oddania poszczególnych etapów (projekt, development, testy).
   – Informacja o ewentualnych terminach kluczowych z punktu widzenia Twojego biznesu (np. start kampanii marketingowej).

Indywidualna propozycja

Otrzymanie indywidualnej propozycji – co powinna zawierać?

Po przesłaniu briefu można oczekiwać od wykonawcy:

1. Szczegółowy zakres prac (SOW)
   – Dokładny opis każdego etapu: projektowanie UX/UI, implementacja, testy, konfiguracja hostingu, szkolenie z obsługi CMS.
   – Wyraźne wyróżnienie elementów dodatkowych, które nie są uwzględnione w podstawowej ofercie
2. Harmonogram i kamienie milowe
   – Rozbicie prac na fazy z datami początkowymi i końcowymi każdego z nich (np. faza „Wireframes”: 2 tygodnie; faza „Development”: 4 tygodnie).
   – Jasne terminy zatwierdzeń i przekazania materiałów od klienta – dzięki temu unikniesz opóźnień wynikających z braku feedbacku
3. Transparentna wycena
   – Koszty rozbite na poszczególne elementy (design, development, usługi dodatkowe).
   – Informacja o sposobie fakturowania (zaliczka, płatności etapowe, faktura końcowa)
4. Model komunikacji i wsparcie
   – Informacja, kto będzie Twoim głównym opiekunem projektu, jak często odbędą się spotkania kontrolne i w jakich narzędziach (np. Slack, Microsoft Teams).
   – Zakres wsparcia po wdrożeniu (np. „1 miesiąc gratisowych poprawek”, „pakiet 10 godzin wsparcia technicznego”).

Etap 2: Przygotowanie materiałów i informacji

Podstawowe dane i materiały

Po zaakceptowaniu oferty przygotuj następujące informacje:

• Dane firmy do umowy i faktury.
• Proponowana nazwa domeny.
• Logo w wersji wektorowej (np. PDF).
• Lista podstron w menu (np. Strona główna, O nas, Usługi, Galeria, Blog, Kontakt).
• Dane kontaktowe do umieszczenia na stronie (adres, telefon, e-mail, godziny otwarcia).
• Linki do profili w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram itp.).
• Wstępny przegląd i wybór zdjęć stockowych (np. z depositphotos.com).
• Dostęp do panelu serwera lub konta hostingowego (jeśli już je posiadasz).

Materiały potrzebne w kolejnym etapie

W dalszym etapie przygotuj:

• Treści do podstron (jeśli masz problem z ich napisaniem, otrzymasz wskazówki lub gotowe treści przygotowane w oparciu o AI).
• Zdjęcia do poszczególnych podstron i sekcji (jeśli dostarczasz własne zdjęcia, należy je odpowiednio przygotować; jeśli korzystamy ze stocka – propozycje zdjęć zostaną przedstawione na podstawie Twoich preferencji).

Dodatkowo przy budowie sklepu internetowego

Jeśli tworzysz sklep internetowy, przygotuj:

• Listę kategorii i podkategorii produktów.
• Dane trzech przykładowych produktów: zdjęcia, nazwa, opis, cena, kategoria, ewentualne warianty lub parametry.
• Informacje o planowanych formach dostawy i ich kosztach (np. kurier, paczkomat, odbiór osobisty).
• Preferowane metody płatności (np. przelew tradycyjny, płatności online, raty).

Etap 3: Zewnętrzne integracje i narzędzia – niezbędne dostępy

Jeśli planujesz integrację strony z zewnętrznymi systemami, warto wcześniej założyć konta, przejść niezbędne weryfikacje i przygotować dostępy. Integracje zwykle podłączane są w końcowym etapie budowy strony.

Najczęstsze integracje

• Operator płatności (np. Przelewy24).
• Firmy kurierskie (np. Manager Paczek InPost).
• CRM lub system do newsletterów (np. MailerLite).
• System rezerwacji wizyt (np. Bookero, Zencal).
• Systemy do obsługi opinii (np. Trustindex).
• Systemy fakturowania (np. Fakturownia).

Etap 4: Zarezerwuj czas na akceptacje i poprawki

Tworzenie strony to proces wymagający współpracy obu stron. Na etapie projektowania i wdrożenia ważne są sprawne informacje zwrotne, takie jak akceptacja wyglądu strony czy wskazanie, co należy zmienić.

Warto zaplanować czas na:

• Obejrzenie i przetestowanie strony na komputerze i telefonie.
• Przesłanie uwag dotyczących układu, zdjęć i treści.
• Potwierdzenie finalnej wersji do uruchomienia.

Szybkie decyzje w tym czasie znacząco skracają czas realizacji całego projektu. Unikaj sytuacji, w których projekt przeciąga się z powodu braku czasu na akceptacje.

Zaplanuj precyzyjne rundy feedbacku

Aby uniknąć niekontrolowanych opóźnień, ustal z wykonawcą jasne terminy i zakres każdej rundy uwag. Na przykład:

• Runda 1: Akceptacja makiet („wireframes”) i struktury treści – czas na feedback: 3 dni robocze.
• Runda 2: Ogląd projektu graficznego i wstępnej wersji mobilnej – feedback: 4 dni robocze.
• Runda 3: Testy funkcjonalne (formularze, koszyk, logowanie) – feedback: 5 dni roboczych.

Taki podział pozwala minimalizować tzw. „lag time” pomiędzy zadaniami, co według Atlassianu znacznie obniża ryzyko przesunięcia całego harmonogramu i zwiększa przewidywalność realizacji. Ponadto wizualne komentarze (np. zaznaczanie zmian bezpośrednio na makietach czy zrzutach ekranu) przyspieszają komunikację i eliminują nieporozumienia – to podejście rekomenduje Heurio jako najlepszą praktykę w procesie web developmentu.

Wykorzystaj dedykowane narzędzia do zbierania uwag

Zamiast korespondencji mailowej, warto korzystać z platform do zbierania feedbacku:

• zipBoard czy InVision umożliwiają komentowanie w kontekście projektu i wersjonowanie zmian, dzięki czemu każdy komentarz jest automatycznie powiązany z konkretnym elementem strony.
• Ziflow pozwala na stworzenie ustrukturyzowanego procesu zatwierdzania, w którym kolejni interesariusze otrzymują powiadomienia o tym, co i do kiedy powinni ocenić.

Dzięki takim narzędziom unikasz rozproszonego feedbacku i skracasz czas potrzebny na zbieranie oraz analizę uwag, co bezpośrednio przekłada się na płynność realizacji projektu.

Uwzględnij testy na różnych urządzeniach i przeglądarkach

Przed ostatecznym zatwierdzeniem projektu zaplanuj sesję testową na rzeczywistych urządzeniach (desktop, tablet, smartfon) oraz w najpopularniejszych przeglądarkach (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Zadbaj o:

• Responsywność: sprawdzenie układu i czytelności treści przy różnych szerokościach ekranu.
• Interaktywność: poprawne działanie elementów klikalnych (przyciski, dropdowny, lightboxy).
• Wydajność: pomiar czasu ładowania krytycznych zasobów.

Wskaźniki te warto zapisać w krótkim raporcie testowym. Szybkie i systematyczne testy pozwalają wychwycić ewentualne błędy jeszcze przed uruchomieniem, znacznie skracając czas poprawek i eliminując ryzyko kosztownych zmian po wdrożeniu.

Ustal granice i priorytety poprawek

Z góry określ, które zmiany są krytyczne (blokery) a które mogą poczekać na kolejne aktualizacje (wishlist). Dzięki temu:

• Blokujące błędy (np. niedziałający koszyk, brak wyświetlania cen) będą traktowane z najwyższym priorytetem.
• Ulepszenia kosmetyczne (np. zmiana odcienia tła, drobne poprawki typograficzne) mogą zostać wdrożone w osobnym zestawie poprawek.

Takie zarządzanie priorytetami pozwala dedykować czas na faktycznie kluczowe elementy, jednocześnie trzymając harmonogram realizacji projektu pod kontrolą.

Kluczowe korzyści płynące z dobrze zaplanowanych akceptacji

• Przewidywalność: wyeliminujesz niespodziewane przestoje między etapami.
• Jakość: wszystkie krytyczne aspekty zostaną dokładnie przetestowane przed uruchomieniem.
• Transparentność: każdy uczestnik zna swoje zadania, terminy i sposób zgłaszania poprawek.

Pamiętaj, że szybkie decyzje i uporządkowany proces akceptacji to klucz do sprawnego i efektywnego wdrożenia Twojej nowej strony lub sklepu – pozwól wykonać najlepszą pracę i sam ciesz się efektem bez zbędnego stresu!

Podsumowanie

Im lepiej przygotujesz się do budowy strony, tym szybciej powstanie gotowy projekt – dopasowany do Twojej firmy, celów i klientów. Dzięki briefowi i liście materiałów możesz uporządkować swoje pomysły, a wykonawca może szybciej i dokładniej stworzyć dla Ciebie skuteczną stronę lub sklep.

Jeśli jesteś gotowy, zapoznaj się z ofertą stron internetowych i sklepów, a potem wypełnij krótki brief. Skontaktuję się z konkretną propozycją dotyczącą zakresu prac, wyceny i terminu realizacji.