Tworzenie dostępnych dokumentów w administracji publicznej — praktyczny przewodnik

Tworzenie dostępnych dokumentów w administracji publicznej — praktyczny przewodnik

W ostatnich latach temat dostępności cyfrowej oraz informacyjno-komunikacyjnej w administracji publicznej i jednostkach organizacyjnych staje się coraz bardziej istotny. Wynika to nie tylko z przepisów prawa, takich jak Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych, ale również z rosnącej świadomości społecznej i potrzeby zapewnienia równego dostępu do informacji wszystkim obywatelom — niezależnie od ich sprawności.

Wśród obszarów wymagających poprawy, szczególne miejsce zajmuje dostępność dokumentów tworzonych i udostępnianych przez urzędy i instytucje. Niestety, jak pokazują doświadczenia z licznych audytów oraz szkoleń, świadomość w tym zakresie wciąż pozostaje niska, a wiele jednostek nie stosuje się do podstawowych zasad projektowania dostępnych dokumentów. W tym artykule omówimy kluczowe zasady ich tworzenia, koncentrując się na dokumentach typu Word i PowerPoint — najczęściej używanych w urzędach oraz podczas szkoleń i prezentacji.

Dostępność dokumentów — o co właściwie chodzi?

Dostępny dokument to taki, z którego może skorzystać każda osoba — również niewidoma, niedowidząca, mająca trudności z obsługą myszki, czy z ograniczeniami poznawczymi. W przypadku dokumentów elektronicznych oznacza to konieczność stosowania takich zasad, by były one w pełni kompatybilne z czytnikami ekranu, mogły być odczytywane w różnych trybach wyświetlania (np. powiększony kontrast) oraz nie zawierały barier utrudniających nawigację.

Co ważne — tworzenie dostępnych dokumentów nie wymaga dodatkowych nakładów finansowych. To wyłącznie kwestia dobrej praktyki, znajomości narzędzi edycyjnych oraz konsekwentnego wdrażania zasad w codziennej pracy.

Jak sprawdzić dostępność dokumentu Word?

Microsoft Word oferuje wbudowane narzędzie do sprawdzania dostępności dokumentów. Wystarczy wejść w menu Plik → Wyszukaj problemy → Sprawdź ułatwienia dostępu. Program automatycznie przeanalizuje plik i wskaże miejsca wymagające poprawy, takie jak brak tekstów alternatywnych przy obrazach czy nieprawidłowe użycie stylów nagłówków.

Podstawowe zasady tworzenia dostępnych dokumentów Word i PowerPoint

Czcionki i ich rozmiar

• Minimalny rozmiar tekstu podstawowego to 12 pkt.
• Teksty pomocnicze (np. przypisy, podpisy pod obrazkami) nie powinny być mniejsze niż 11 pkt.
• Należy stosować czcionki bezszeryfowe: Arial, Tahoma, Calibri, Verdana. Czcionki szeryfowe (np. Times New Roman) są mniej czytelne dla osób z dysfunkcjami wzroku.

Kontrast kolorów

Tekst musi mieć odpowiedni kontrast względem tła. Dla tekstów zwykłych minimalny zalecany kontrast to 4,5:1. Najlepszym rozwiązaniem jest stosowanie klasycznego zestawu czarny tekst na białym tle.

Należy unikać:

• kolorowych tekstów na kolorowym tle,
• gradientów,
• tekstów na zdjęciach bez kontrastowego podkładu.

Kolor nie może być jedynym wyróżnikiem

Wszystkie wyróżnienia w dokumencie muszą mieć dodatkowe oznaczenie oprócz koloru, np. poprzez pogrubienie, podkreślenie lub wstawienie dodatkowej informacji tekstowej. Przykład:

Zamiast:

Poprawna odpowiedź zaznaczona na zielono.

Stosuj:

Poprawna odpowiedź (zielona, oznaczona słowem „poprawna”).

Stosowanie stylów i nagłówków

Dokument musi mieć logiczną strukturę nagłówków:

• Nagłówek 1 — tytuł rozdziału,
• Nagłówek 2 — podrozdział,
• Nagłówek 3 — sekcja.

Umożliwia to osobom korzystającym z czytników ekranowych szybkie poruszanie się po treści.

Teksty alternatywne dla grafik i wykresów

Każda grafika, wykres czy obrazek musi mieć przypisany tekst alternatywny (tzw. alt tekst). W programach Word i PowerPoint można go dodać klikając prawym przyciskiem myszy na obrazek i wybierając opcję Edytuj tekst alternatywny.

Jak pisać teksty alternatywne?

• Krótko i konkretnie — np. zamiast „Metalowa budowla w kształcie stożka na tle błękitnego nieba” wystarczy „Wieża Eiffla”.
• Dostosuj opis do kontekstu dokumentu.
• Jeśli grafika pełni wyłącznie funkcję ozdobną, oznacz ją jako dekoracyjną.

Dostępne wykresy

Kolorowe wykresy muszą mieć dodatkowe oznaczenia:

• znaczniki (np. kółko, kwadrat),
• podpisy kategorii w legendzie,
• tekstowe opisy danych w tabeli.

Dzięki temu będą zrozumiałe również w wersji czarno-białej, na wydruku czy dla osób z zaburzeniami rozróżniania kolorów.

Dlaczego warto?

Tworzenie dostępnych dokumentów to nie tylko obowiązek prawny, ale również wyraz szacunku wobec wszystkich użytkowników informacji publicznej. Z raportów wynika, że to jedna z najczęściej ignorowanych barier cyfrowych, a przecież jej eliminacja nie wymaga inwestycji — wystarczy zmiana nawyków.

Każdy urząd i instytucja publiczna powinna mieć opracowany wewnętrzny standard tworzenia dostępnych dokumentów, a pracownicy — przeszkolenie z zakresu ich przygotowywania.

Podsumowanie

Tworzenie dostępnych dokumentów to obowiązek, ale przede wszystkim — dobra praktyka. Wystarczy:

• zadbać o odpowiedni kontrast,
• stosować czytelne, bezszeryfowe czcionki,
• oznaczać nagłówki,
• dodawać teksty alternatywne,
• nie używać koloru jako jedynego wyróżnika.

To niewielki wysiłek, który sprawia, że każdy — niezależnie od swoich ograniczeń — może w równym stopniu korzystać z przygotowanych materiałów.