Zrzuty ekranu z systemu CMS pochodzą z ICEberg CMS 5. Zrzuty ekranu z serwisów internetowych pochodzą ze wdrożonych przy pomocy ICEberg CMS 5 serwisów dla klientów Krakweb.
Zastosowania formularzy
Formularze są istotnym elementem stron internetowych zbudowanych w oparciu o systemy zarządzania treścią (CMS). Ułatwiają komunikację pomiędzy osobami odwiedzającymi witrynę a jej właścicielami.
Formularze te mogą służyć różnym celom. Kilka z nich opiszemy poniżej.
Oto kilka typowych przypadków użycia formularzy kontaktowych w systemie CMS:
Formularze kontaktowe - Skontaktuj się z nami
Najczęstszym zastosowaniem jest kontakt odwiedzających z właścicielem lub administratorami witryny. Użytkownicy mogą zadawać pytania, przekazywać opinie lub prosić o pomoc - w zależności od swoich potrzeb i pól, jakie właściciele firmy lub jej projektanci zaplanowali w formularzu.
Formularze generowania leadów - zapytania ofertowe
Formularze kontaktowe mogą gromadzić informacje o potencjalnych klientach, takie jak adresy e-mail, nazwiska i numery telefonów. Potencjalni klienci mogą być dalej kontaktowani w celach marketingowych. W tym kontekście ważne są: zgodność formularzy z RODO: szyfrowanie danych osobowych, zbieranie i przetwarzanie zgód marketingowych, a także: możliwość pobierania danych leadów np. w formie arkusza kalkulacyjnego czy pliku CSV możliwego do otwarcia w Arkuszach kalkulacyjnych - Excelu czy Google Drive lub importu do innej aplikacji, lub integracja z systemem CRM i przekazywanie danych leadów bezpośrednio do systemu CRM. Dowiedz się więcej.
Obsługa klienta
Formularzy można używać do przesyłania próśb o pomoc, zgłaszania problemów lub szukania pomocy dotyczącej produktów, lub usług. W tym zastosowaniu ważne jest aby zgłoszenie szybko dotarło do odpowiedniej osoby (np. wraz z wysyłką wiadomości z formularza maile, wysyłany jest też SMS do odpowiedniego pracownika), a najlepiej wylądowało w systemie obsługi klienta z odpowiednim priorytetem. W tym celu ważna jest integracja systemu CMS i modułu formularzy z oprogramowaniem wdrożonym w firmie. Dowiedz się więcej.
Informacje zwrotne i ankiety
Formularze kontaktowe mogą zbierać opinie użytkowników lub pozwalać przeprowadzać ankiety, aby poznać zadowolenie klientów i ulepszyć usługi.
Formularz wniosku o pracę dla kandydatów
Wiele firm i organizacji korzysta z formularzy kontaktowych CMS, aby uprościć proces ubiegania się o pracę. Osoby poszukujące pracy mogą wypełnić formularze zgłoszeniowe bezpośrednio na stronie internetowej, załączając swoje CV i listy motywacyjne. Usprawnia to proces aplikowania kandydatów i ułatwia zespołom HR zarządzanie aplikacjami. Nie jest do tego potrzebne wdrożenie dedykowanego systemu rekrutacyjnego. Moduł formularzy spełni wymagania i zbierze aplikacje. Korzyścią z zastosowania modułu wbudowanego w system CMS strony internetowej będzie spójność wizerunkowa, jaką uzyskamy. Formularz - pola, opisy, komunikaty, przyciski - będzie wyglądał tak samo, jak reszta strony internetowej, co w przypadku integracji zewnętrznego systemu bywa trudne (najczęściej formularze zbierające dane kandydatów umieszczane są nieco archaiczną metodą wstawiania okienka - iframe lub firmy przekierowują użytkownika do zewnętrznego serwisu, lub wyświetlają popup z zawartością z zewnątrz. Każda z tych form jest kompromisem wizerunkowym i ma istotne wady User Experience.
Formularz rezerwacji spotkania dla potencjalnych klientów
Formularze rezerwacji wizyt mają kluczowe znaczenie w przypadku przedsiębiorstw usługowych, takich jak przychodnie i gabinety lekarskie, salony czy usługi doradcze. Potencjalni klienci mogą skorzystać z formularzy, aby umówić się na spotkanie w preferowanym przez siebie dniu i godzinie.
Formularze kontaktowe CMS posiadają wbudowane pole kalendarza, umożliwiając użytkownikom wybór dostępnych przedziałów czasowych i umawianie się na spotkania na konkretną godzinę.
Formularz rejestracyjny na wydarzenia
Organizujesz wydarzenie, warsztaty lub webinarium? Formularze rejestracyjne oparte na systemie CMS doskonale nadają się do gromadzenia informacji o uczestnikach, zarządzania odpowiedziami na zaproszenie oraz wysyłania aktualizacji i przypomnień związanych z wydarzeniami.
Można je także zintegrować z bramkami płatności za wydarzenia biletowane.
Żeby rejestrować uczestników na wydarzenia najlepiej połączyć moduł formularzy z modułem katalogu wydarzeń. W zależności od wielkości serwisu i zasad rejestracji przyjętych w firmie może to być proste wdrożenie podstawowych funkcji formularzy i katalogu wydarzeń. W firmach szkoleniowych z obszernym katalogiem szkoleń i szkoleniami opisanymi wieloma parametrami może być potrzebne dostosowanie obu modułów do potrzeb klienta lub stworzenie modułu dedykowanego.
Formularze opinii i ankiet klientów
Formularze kontaktowe CMS można wykorzystać do zbierania opinii klientów i przeprowadzania ankiet. Tworząc niestandardowe formularze ankiet, możesz zebrać cenne informacje na temat zadowolenia klientów, preferencji produktów i obszarów wymagających ulepszeń.
Jeśli chcesz zbierać opinie w sposób regularny i wizualizować wyniki możesz też skorzystać z dedykowanego modułu ankiet.
Formularze zapytań o wycenę
Firmy oferujące niestandardowe usługi lub produkty często korzystają z formularzy zapytań o wycenę. Potencjalni klienci mogą podać szczegółowe informacje na temat swoich wymagań, a firma może odpowiedzieć wycenami lub propozycjami.
Formularze zapytań mogą przyjmować różnorodne formy i mieć różnorodną treść i objętość. W Krakweb stosujemy zarówno proste krótkie formularze, jak i rozbudowane wielokrokowe formularze zapytania ofertowego. Każdy z typów formularza stworzysz dzięki ICEberg CMS 5.
Formularze wsparcia i pomocy technicznej
W przypadku obsługi klienta formularze kontaktowe CMS mogą służyć jako system przesyłania zgłoszeń. Klienci mogą opisać swoje problemy lub pytania, a zespół wsparcia może śledzić te zgłoszenia i skutecznie nimi zarządzać.
Formularze członkostwa i subskrypcji
Witryny oferujące treści premium lub usługi oparte na subskrypcji często korzystają z formularzy CMS, aby ułatwić rejestrację użytkowników i zarządzanie członkostwem. Użytkownicy mogą wybrać plany subskrypcji i w razie potrzeby podać szczegóły płatności.
Formularze przesyłania treści
Jeśli Twoja witryna internetowa umożliwia zamieszczanie treści generowanych przez użytkowników, takich jak wpisy gościnne na blogach formularze CMS mogą uprościć proces ich przesyłania. Autorzy mogą wypełniać formularze zgłoszeniowe, wklejając treść, załączając obrazy i podając dane kontaktowe.
Formularze wolontariatu i darowizn dla organizacji non-profit
Organizacje non-profit mogą używać formularzy kontaktowych CMS do zbierania zapisów wolontariuszy oraz zbierania datków. Formularze te mogą obejmować możliwości takie jak darowizny cykliczne i mogą być zintegrowane z procesorami płatności.
Formularze zamówień i zakupów klientów
Firmy zajmujące się handlem elektronicznym wykorzystują formularze systemu e-commerce CMS do dostosowywania zamówień w przypadku gdy takie dostosowanie nie jest możliwe na poziomie koszyka i katalogu produktów. Klienci mogą określać opcje produktu, ilości i preferencje dotyczące dostawy. Formularzy dostępnych w sklepie internetowym można również używać na przykład do żądania wyceny zakupów hurtowych. W ICEberg CMS jest to rzadko spotykana opcja, gdyż katalog produktów i koszyk umożliwiają daleko idące dostosowywanie kupowanego produktu. Dostępne są warianty produktów, poprzez które właściciel sklepu może w niemal dowolny sposób kształtować produkty i ich warianty i opcje dodatkowe.
Formularze opinii i sugestii
Zachęcanie odwiedzających witrynę do dzielenia się opiniami i sugestiami za pośrednictwem formularzy może pomóc poprawić komfort użytkowania. Użytkownicy mogą zgłaszać problemy, sugerować ulepszenia lub przekazywać ogólne uwagi. W ten sposób można również zbierać referencje, które będą później publikowane na stronie internetowej.
Włączenie tych różnych formularzy do strony firmowej za pomocą nowoczesnego systemu CMS może zwiększyć zaangażowanie użytkowników, usprawnić procesy biznesowe i poprawić komunikację z odbiorcami. Dostosowanie formularzy do konkretnych potrzeb i bezproblemowe zintegrowanie ich ze stroną internetową może przynieść znaczące korzyści Twojej organizacji.
Użytkownicy formularzy - Grupy docelowe
Formularze kontaktowe można dostosować do różnych grup docelowych, takich jak m.in.:
Nowi użytkownicy - Odwiedzający witrynę
Aby umożliwić ogólne zapytania i opinie od wszystkich osób odwiedzających witrynę.
Klienci
Zapewnienie kanału, w którym obecni klienci mogą uzyskać wsparcie lub zadać pytania.
Potencjalni klienci
Zbieranie danych kontaktowych od potencjalnych klientów w celu działań marketingowych i sprzedażowych.
Pracownicy
Formularze wewnętrzne mogą być wykorzystywane do celów HR lub usprawnienia komunikacji wewnętrznej.
Kluczowe cechy i funkcje skutecznych formularzy
Skuteczne formularze kontaktowe obejmują co najmniej następujące funkcje:
Dostosowywanie
Użytkownicy systemu CMS mogą dostosowywać pola formularzy, ich nazwy i kroki, aby pasowały do marki ich witryny internetowej.
Walidacja
Pola formularzy mogą zawierać reguły sprawdzania poprawności, aby zapewnić użytkownikom wprowadzenie dokładnych informacji.
Zabezpieczenie antyspamowe
Wdrożenie CAPTCHA oraz innych narzędzi antyspamowych pomaga zapobiec niechcianym wiadomościom.
Powiadomienia
Po wysłaniu wiadomości z formularza można wysyłać automatyczne powiadomienia e-mailem na konta mailowe wskazane w formularzu.
Przechowywanie danych
Dane przekazywane za pośrednictwem formularzy powinny być bezpiecznie przechowywane i dostępne do wykorzystania w przyszłości.
FAQ (często zadawane pytania):
Czy formularze kontaktowe są bezpieczne?
Formularze kontaktowe można zabezpieczyć, wdrażając protokół HTTPS, stosując weryfikację oraz szyfrując przechowywane dane. Warto też pamiętać o innych dobrych praktykach w zakresie bezpieczeństwa - m.in. unikać gromadzenia zbędnych, wrażliwych danych, takich jak dane karty kredytowej.
Czy mogę tworzyć niestandardowe formularze w systemie ICEberg CMS 5?
Tak, ICEberg CMS 5 umożliwia użytkownikom tworzenie niestandardowych formularzy. Do wyboru w kreatorze formularzy masz kilkanaście typów pól, automatyczną walidację, zabezpieczenia captcha, honeypot, a także m.in. formularze wielokrokowe.
Jak mogę zapobiec wysyłaniu spamu do moich formularzy?
Wykorzystanie CAPTCHA, Honeypot daje wysoką skuteczność blokowania wysyłki SPAMu przez formularz. W niektórych systemach jak WordPress potrzebne jest zainstalowanie wtyczek antyspamowych, żeby pomóc w zapobieganiu przesyłaniu spamu. W ICEberg CMS zabezpieczenia antyspamowe są wbudowane, wskutek czego użytkownicy są chronieni, a system działa szybko i bezpiecznie.
Czy mogę zautomatyzować odpowiedzi na przesłane formularze?
Tak, możesz skonfigurować automatyczne odpowiedzi e-mail w celu potwierdzenia odbioru i przekazania dalszych informacji lub instrukcji. W ICEberg CMS 5 opcja automatycznej odpowiedzi jest dostępna dla każdego formularza, a intuicyjny edytor pozwala sformułować swój własny komunikat, który będzie wysyłany jako podziękowanie za wypełnienie formularza do użytkownika. Wśród opcji automatyzacji do dyspozycji jest również m.in. ThankYouPage, czyli strona podziękowania, na którą przekierowywany jest użytkownik zaraz po wypełnieniu formularza. Dzięki temu po pozyskaniu leada możemy wyświetlić dodatkowy komunikat i np. dosprzedać coś użytkownikowi.
Personalizacja i integracja formularzy
Pola niestandardowe / pola wielu typów w formularzu
Jedną z zalet korzystania z formularzy kontaktowych w systemie ICEberg CMS 5 jest możliwość tworzenia pól wielu różnych typów. Oznacza to, że możesz dostosować formularz tak, aby zbierał określone informacje istotne dla celów Twojej firmy lub witryny - np. dane osobowe klientów wraz z numerami telefonu, preferowanymi godzinami kontaktu.
Integracja formularzy z CRM
Systemy CMS często umożliwiają łatwą integrację z innymi narzędziami i usługami. Możesz na przykład zintegrować formularz kontaktowy z oprogramowaniem do zarządzania relacjami z klientami (CRM), aby efektywniej zarządzać potencjalnymi klientami.
Elastyczny projekt (responsywne formularze)
Nowoczesne formularze kontaktowe są zaprojektowane tak, aby były responsywne, dzięki czemu będą sprawnie działać na różnych urządzeniach, w tym na smartfonach i tabletach. Ma to kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezproblemowej obsługi użytkownika.
Logika warunkowa
Niektóre systemy CMS oferują logikę warunkową dla formularzy. Oznacza to, że pola wyświetlane użytkownikowi mogą się zmieniać w zależności od wcześniejszych wyborów. Na przykład, jeśli użytkownik wybierze „Interesuje mnie Produkt A”, mogą pojawić się dodatkowe pola powiązane z Produktem A. Dowiedz się więcej jakie są możliwości ICEberg CMS w zakresie zaawansowanych formularzy - umów się na rozmowę z ekspertem.
Zbieranie danych i zgodność z RODO
W związku z obowiązującym ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) należy koniecznie wziąć pod uwagę prywatność danych. Wiele systemów CMS nie oferuje funkcji pomagających zachować zgodność z RODO, a jest to kluczowe dla bezpieczeństwa Twojej firmy. Niezbędne pola formularza to pola na zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych i sprzedażowych. ICEberg CMS posiada w tym zakresie bardzo szerokie możliwości i daleko idącą zgodność. Dowiedz się więcej na konsultacji z ekspertem.
Zasady walidacji
Nowoczesny System CMS umożliwia ustawienie reguł sprawdzania poprawności pól formularzy. Na przykład możesz wymagać, aby adresy e-mail miały prawidłowy format lub aby numery telefonów miały określoną liczbę cyfr. W ICEberg CMS jest są to oczywiste dla nas podstawy, a każde pole dodawane do formularza może być walidowane. Dzieje się to automatycznie, bo przy tworzeniu formularza dodając kolejne pola wybierasz przy każdym typ pola, a CMS podczas wypełniania formularza przez użytkownika automatycznie sprawdzi wprowadzone dane wg. zadanych reguł.
Baza danych i analityka:
- Nowoczesny System CMS zawiera bazę danych do przechowywania przesłanych formularzy. Jest to cenne przy prowadzeniu rejestru zapytań, potencjalnych klientów i opinii klientów. Dane te można następnie eksportować, sortować, filtrować.
- Narzędzia analityczne można zintegrować w celu śledzenia interakcji z formularzami. Możesz zobaczyć, ilu użytkowników wyświetliło formularz, ilu rozpoczęło jego wypełnianie, a ilu go wypełniło i przesłało.
Formularze wieloetapowe
W przypadkach, gdy konieczne jest zebranie obszernych informacji, w nowoczesnym systemie CMS można tworzyć wieloetapowe formularze. Formularze te dzielą proces wypełniania na mniejsze kroki, co daje też łatwiejsze w zarządzaniu sekcje i w efekcie poprawia wygodę użytkownika. ICEberg CMS posiada funkcję formularzy wieloetapowych.
Kto korzysta z formularzy kontaktowych – jakie firmy, którzy specjaliści i które działy?
Formularze kontaktowe to wszechstronne narzędzia wykorzystywane przez różnego rodzaju firmy i ich pracowników. Oto kilka wybranych typów firm, ich działów i pracowników, którzy często korzystają z formularzy:
Mały biznes
- Właściciele i menedżerowie: Właściciele i menedżerowie małych firm korzystają z formularzy kontaktowych w celu uzyskania ogólnych zapytań, obsługi klienta i pozyskiwania potencjalnych klientów.
- Pracownicy: Pracownicy mogą korzystać z formularzy do komunikacji wewnętrznej, zgłaszania problemów oraz przesyłania sugestii i próśb.
Firmy e-commerce
- Dział obsługi klienta: Firmy zajmujące się handlem elektronicznym korzystają z formularzy kontaktowych w przypadku zapytań klientów, problemów z zamówieniami i pytań związanych z produktami.
- Zespoły sprzedaży: Zespoły sprzedaży korzystają z formularzy do generowania potencjalnych klientów, próśb o wycenę i dostosowywania produktów.
- Zespoły marketingowe: Zespoły marketingowe wykorzystują formularze do zapisów do newslettera (biuletynu) i gromadzenia danych użytkowników.
Ośrodki medyczne
- Pacjenci: Pacjenci korzystają z formularzy rezerwacji wizyt, aby umówić się na wizytę lekarską i za pośrednictwem tych formularzy przekazują informacje dotyczące historii choroby.
- Personel medyczny: Personel medyczny korzysta z formularzy do dokumentacji pacjentów, wniosków o receptę i planowania wizyt.
Instytucje edukacyjne
- Personel rekrutacyjny: Zespoły rekrutacyjne korzystają z formularzy zapytań i wniosków potencjalnych studentów.
- Wydział: Członkowie wydziału mogą korzystać z formularzy do rejestracji na zajęcia, przesyłania ocen i propozycji projektów badawczych.
- Studenci: Studenci korzystają z formularzy do rejestracji na kurs, przesyłania opinii i wniosków o stypendium.
Firmy IT i technologiczne
- Zespoły wsparcia IT: Zespoły wsparcia IT otrzymują raporty o problemach technicznych i zgłoszenia serwisowe za pośrednictwem formularzy.
- Programiści: programiści często używają formularzy do zgłaszania błędów, próśb o funkcje i przesyłania kodu.
- Menedżerowie produktu: Menedżerowie produktu mogą zbierać opinie użytkowników i sugestie dotyczące funkcji za pośrednictwem formularzy.
Organizacje non-profit
- Wolontariusze: Organizacje non-profit często korzystają z formularzy w celu rekrutacji wolontariuszy i zarządzania nimi.
- Darczyńcy: Darczyńcy korzystają z formularzy, aby przekazywać jednorazowe lub cykliczne datki i określać cele darowizny.
Firmy prawnicze
- Klienci: Klienci prawni korzystają z formularzy kontaktowych w przypadku wniosków o wstępne konsultacje i zapytań dotyczących spraw.
- Adwokaci: Adwokaci mogą korzystać z formularzy w celu aktualizacji klientów i przesyłania dokumentów.
Gościnność i restauracje
- Goście: Klienci korzystają z formularzy rezerwacji, aby rezerwować stoliki, zamawiać dania na wynos lub przekazywać opinie na temat swoich wrażeń kulinarnych.
- Zarządzanie: Menedżerowie restauracji korzystają z formularzy do planowania personelu i zarządzania zapasami.
Firmy produkcyjne i przemysłowe
- Zespoły kontroli jakości: Zespoły te korzystają z formularzy do zgłaszania defektów i dokumentacji testów produktów.
- Personel konserwacyjny: Personel konserwacyjny używa formularzy do zgłaszania awarii sprzętu i żądań naprawy.
Agencje nieruchomości
- Kupujący i sprzedający nieruchomości: Klienci korzystają z formularzy, aby zapytać o oferty nieruchomości, poprosić o obejrzenie nieruchomości i przesłać oferty.
- Agenci nieruchomości: Agenci mogą korzystać z formularzy do gromadzenia danych klientów i zarządzania nieruchomościami.
Firmy konsultingowe
- Konsultanci: Konsultanci korzystają z formularzy w celu wprowadzenia klientów, zapytań projektowych i aktualizacji postępów.
- Klienci: Klienci mogą korzystać z formularzy do składania wniosków o konsultacje i przesyłania opinii.
Podsumowanie
Formularze kontaktowe w systemach CMS ewoluowały i stały się narzędziami o dużej możliwości dostosowania i bogatymi w funkcje. Umożliwiają właścicielom witryn skuteczną interakcję z odbiorcami, gromadzenie cennych danych i optymalizację doświadczeń użytkowników. Zrozumienie i wykorzystanie tych zaawansowanych funkcji może znacznie poprawić funkcjonalność Twojej witryny i zdolność do osiągnięcia celów biznesowych.
Formularze kontaktowe są integralną częścią różnych branż i stanowisk pracy. Służą jako pomost komunikacyjny pomiędzy przedsiębiorstwami a ich klientami, partnerami, pracownikami i innymi zainteresowanymi stronami. Dostosowując formularze do konkretnych potrzeb i skutecznie je wykorzystując, firmy mogą usprawnić operacje, poprawić doświadczenia użytkowników i wspierać lepsze interakcje z docelowymi odbiorcami.
Bez względu na to, czy Twoja firma jest mała czy duża, bez nowoczesnych formularzy i modułu umożliwiającego sprawne zarządzanie nimi tracisz możliwości.
Dowiedz się więcej - umów się na rozmowę z ekspertem na temat wdrożenia formularzy.
